按法例，僱主只可在下列情況下扣除僱員的工資：
1. 僱員缺勤，但只能扣除實際缺勤時間的工資；
2. 僱員因疏忽或失職而損壞或遺失僱主的貨品、設備或財產，每次只可按值扣除，但以不超過$ 300 爲限。此外，在這些情況下扣除的工資總額，亦不得超過僱員該工資期所得工資的四分之一；
3. 僱主預支或多付給僱員的工資，可按數扣除，但不得超過僱員該工資期工資的四分之一；
4. 僱主供應給僱員的膳食及住宿費用，可按值扣除；
5. 若僱員以書面提出要求，僱主可在工資中扣除代僱員繳交的退休計劃、公積金計劃、離職金計劃、醫療福利計劃或儲蓄計劃的供款；
6. 僱主借給僱員的款項，但必須獲得僱員的書面同意；
7. 若僱主在僱員提供所需文件前已支付侍產假薪酬予僱員，但僱員在放取首天侍產假後的三個月內或離職時仍沒有向僱主提供所需文件，僱主可從僱員工資中扣回已發放的侍產假薪酬；
8. 僱主根據任何法例的規定或獲法例授權，可扣除僱員的工資；
9. 僱主可以根據法院發出的扣押入息令從僱員的工資中扣除僱員尚未支付的贍養費。
僱主須優先扣除上列第(1) 至(8) 項後，才扣除第(9) 項目。除非得到勞工處處長的書面批准，否則各項扣除的工資總額，不得超過僱員在該工資期所得工資的一半（因缺勤及未付贍養費而扣除的薪酬除外）。

而向員工收取行政費的行為是比較「特別」，至於是否違法， 就要法庭審過才知道。
相信僱主要有很合理的原因，才能就有關行為作辯解 。